- Appronto bouwt binnen twee weken een werkend prototype van het platform
- Het KLEA-platform digitaliseert workflows en repetitief juridisch werk
- Juridische afdelingen behalen 60 procent tijdwinst en verlagen operationele kosten met meer dan 40 procent
Klantcase KLEA I Legal Studio
Het digitale KLEA-platform van Legal Studio en Appronto zorgt in juridische sector voor ongekende besparing
De juridische sector staat bekend als traditioneel en conservatief, maar ook daar wint digitalisering terrein. Toch zijn de meeste werkmethoden al decennia hetzelfde. Het KLEA-platform (Knowledgeable Legal Entity Automation) helpt juridische organisaties en afdelingen bij het digitaliseren van workflows en repetitief juridisch werk. Het platform, gebouwd door Appronto, draait nu in meer dan vijftig landen bij bedrijven zoals Levi Strauss, Imerys en Carrier. KLEA heeft verschillende juridische afdelingen geholpen een tijdsbesparing van 60 procent te realiseren en 40 procent te besparen op operationele kosten.
Uitdaging: Eenvoudig juridisch werk is te tijdrovend
Zoals ieder groot bedrijf begint, startte ook Legal Studio met de simpele vraag: kan dat nu niet anders? In dit geval ging het om repetitieve juridische handelingen die iedere keer weer veel tijd en geld kostten. Filip Corveleyn, medeoprichter van Legal Studio, was advocaat met een grote interesse in technologie. Hij zag dat advocaten veel van hun kostbare tijd besteden aan taken die niet per se een rechtendiploma vereisten en die gemakkelijk konden worden geautomatiseerd.
Voor complexe juridische kwesties is het gangbaar om een advocaat een aanzienlijk uurtarief te betalen, maar voor repetitief juridisch werk is dit niet logisch of noodzakelijk, redeneert Corveleyn. Ook zag hij dat de processen voor het opstellen en valideren van standaard aandeelhouders- of bestuursbesluiten niet efficiënt waren, en ze namen veel middelen in beslag.
Corveleyn besloot om de mogelijkheden van digitalisering van deze processen verder te onderzoeken. Bij modemerk Levi Strauss, het eerste bedrijf waar hij naar keek, ontdekte hij dat het papierwerk, zelfs rond basisprincipes als het formeel benoemen van een nieuwe directeur of het bijeenroepen van een aandeelhoudersvergadering, een tijdrovende en dure klus was. Het simpelweg vervangen van bestuurders in verschillende landen, het goedkeuren van jaarrekeningen, het verlenen van volmachten, of eigenlijk de hele juridische backbone, zou slimmer en efficiënter kunnen worden beheerd.
Met het KLEA-platform had Corveleyn een product, maar nog geen bedrijf. Hij zag wel het potentieel van KLEA en richtte samen met voormalig Allen & Overy-collega Anthony Verhaegen, Legal Studio op. CTO Bart Reyserhove kwam aan boord en met nieuwe inzichten en waardevolle feedback van klanten werkten ze aan de volgende versie van KLEA.
Oplossing: Automatiseren van workflows
Filip Corveleyn vroeg Appronto te helpen bij het bouwen van een oplossing om de processen verder te automatiseren en te stroomlijnen. Legal Studio en Appronto ontwikkelden binnen een paar weken een veilig, gebruiksvriendelijk cloud-platform, dat bedrijfsdata koppelt aan geautomatiseerde workflows. Deze workflows kunnen wisselingen in bestuurders, jaarlijkse vergaderingen, volmachten en nog veel meer taken verwerken.
Het platform integreert ook Connective voor digitale handtekeningen en Auth0 voor robuuste authenticatie. Met een ISO-gecertificeerde backbone en end-to-end encryptie is ook de databeveiliging gegarandeerd. Het platform heette eerst nog Legal Studio, maar is later omgedoopt tot KLEA. De naam verwijst naar knowledgeable, legal entity and automation, aspecten van juridische processen die met de hulp van KLEA samenvloeien tot een overzichtelijk en gemakkelijk beheersbaar geheel.
KLEA is gebouwd met het Mendix low-code platform. Low-code is een visuele benadering van applicatieontwikkeling waarmee developers met verschillende ervaringsniveaus applicaties voor web en mobiel kunnen maken, met behulp van drag-and-drop-componenten en modelgedreven logica via een grafische gebruikersinterface.
De KLEA-software koppelt alle betrokkenen aan workflows en documenten. De klant geeft de input, de software regelt het middendeel en de advocaat verzorgt de achterkant. Dankzij de software hoeven advocaten zich niet meer met repetitieve secretariële taken bezig te houden, maar kunnen ze zich volledig focussen op hun kerntaken. KLEA heeft alle noodzakelijke data en stuurt het proces. Het platform is een slimme database die gegevens opslaat, beheert en makkelijk op te roepen maakt.
Benieuwd naar de mogelijkheden van low-code en Appronto en hoe het jouw organisatie kan helpen?
Onze experts laten je graag kennismaken met alle voordelen.
Maak een (digitale) afspraakResultaten: Een ongekende tijds- en kostenbesparing
Processen worden nu gestroomlijnd en alle data is op één centrale plek te raadplegen. Dankzij KLEA zie je gelijk of iedereen de juiste volmachten of documenten heeft, maar bijvoorbeeld ook of alle bestuurders een besluit of dividend hebben goedgekeurd. Moet de benoeming van een bestuurder in meerdere landen worden bekrachtigd? Dan zorg je er met KLEA voor dat de juiste paspoortinformatie tijdig op alle locaties aanwezig is.
Het platform maakt ook gebruik van automatiseringstools als digitale handtekeningen en single-sign-on. Zo kunnen documenten veel sneller worden ondertekend en lopen processen geen vertraging meer op, omdat iemand bijvoorbeeld zijn wachtwoord is vergeten. Gebruikers hoeven met KLEA niet lang te zoeken naar de juiste informatie, zodat kostbare tijd wordt bespaard en juristen zich helemaal kunnen richten op hun kerntaken.
KLEA heeft de administratieve processen voor de juridische sector dus ingrijpend veranderd en versneld. Het verbindt automatisch de juiste persoon met de juiste workflows en documenten. Zo kunnen gebruikers direct zien of alle bestuurders een besluit of dividend hebben goedgekeurd. Klanten van Legal Studio realiseerden zo 60 procent tijdwinst en konden hun operationele kosten met meer dan 40 procent verlagen.
Nu is het platform actief in 80 landen. Klanten worden via slimme workflows gekoppeld aan juridische documenten in meer dan veertig talen, waarbij juridische experts waken over de compliance. Na drie jaar draait het platform bijna twee miljard euro omzet.
“Met Appronto en het Mendix low-code platform konden we snel schakelen, workflow-functionaliteit benutten en KLEA in slechts drie maanden naar een hoger niveau tillen, zonder dat een leger ontwikkelaars nodig was. Zonder Mendix en Appronto zou dit een jaar hebben gekost.”
Filip Corveleyn
Medeoprichter van Legal Studio
Mogelijk ben je ook geïnteresseerd in deze andere klantcases
Secrid
Secrid ontwerpt en verkoopt innovatieve wallets over de hele wereld. Daarbij werkt het bedrijf samen met meer dan vijftig toeleveranciers. Om die complete keten efficiënter, sneller en goedkoper te laten samenwerken, bouwde Appronto een compleet nieuw supplier portal met low-code technologie van Mendix en integreerde het de systemen met Boomi.
Collin Crowdfund
Collin Crowdfund koppelt duizenden ondernemers en investeerders aan elkaar op zijn investeringsplatform. In minder dan zeven maanden bouwde Appronto deze ‘mini-bank’ met low-code technologie van Mendix.
Pokket
Pokket is een online tool die financieel adviseurs binnen enkele minuten inzicht geeft in hypotheekmogelijkheden en de bijbehorende risico’s. De applicatie biedt naast snel inzicht ook rapportages die direct toonbaar zijn aan klanten. Adviesgesprekken kunnen hierdoor met 75 procent worden verkort en adviseurs halen 10 procent meer omzet binnen omdat ze meer persoonlijke aandacht aan klanten kunnen geven.